W przetargach na wyposażenie kuchenne startuje zwykle 8-10 firm. Muszę przyznać, że generalnie przetarg wygrywa ta, która zaoferuje najniższa cenę. To oczywiście może nieść za sobą jakieś komplikacje w przyszłości. Najniższa cena nie jest zwykle powiązana z najwyższą jakością usług. Jeżeli przetarg ogłaszany jest na wyposażenie obiektu w Poznaniu, a wygrywa firma z Lublina – nie należy spodziewać się szybkiej reakcji serwisu – wówczas obsługa serwisowa, gwarancyjna staje się problemem.

 

Mimo wszystko, dla inwestorów budżetowych - cena jest najważniejszym kryterium. Czasem wydaje się to być wojną o każdy grosz. A przecież przy przetargach o wartości 200 tysięcy zł nie zawsze powinna wygrywać oferta tańsza o złotówkę.

 

Czasem dodawane są inne kryteria – tzw. wagi. Może to być na przykład obsługa serwisowa, albo okres gwarancji na sprzęt. Statystycznie jednak na 10 przetargów, jeden tylko inwestor stosuje te dodatkowe wagi.

 

 

Firmy biorące udział w przetargu musza przygotować ofertę zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Bardzo często ta specyfikacja nie jest dokładnie określona. Nie można w takich specyfikacjach wskazywać marek urządzeń - preferencji co do producenta sprzętu i dyskryminować w ten sposób niektórych oferentów. Inwestorzy wskazują więc klasę urządzeń - o jakiego typu sprzęt im chodzi, jakie musi mieć parametry.

 

Inną kwestią jest to, że nie wszyscy inwestorzy bardzo dobrze znają się na wyposażaniu kuchni. Jeżeli powstaje nowy obiekt, to zwykle specyfikacja jest dobrze przygotowana przez fachowca, natomiast czasami zdarza się, że jest za to odpowiedzialny na przykład dyrektor szkoły. Wówczas jeszcze przed ogłoszeniem przetargu zasięga porad firm specjalizujących się w tego typu realizacjach, albo też poprzestaje na konsultacjach z kucharzem. Stąd niektóre specyfikacje nie są najdokładniejsze i mogą stanowić problem dla oferentów.

 

Niedokładne specyfikacje zwykle mają niestety swój dalszy ciąg. Firmy biorące udział w przetargu mogą oprotestować jego wyniki doszukując się w ofercie konkurencji jakiś błędów. Czasem są to błędy wręcz absurdalne – czysto formalne, jak na przykład brak parafy lub podpisu.

 

 

Inwestor ogłasza przetarg, oferenci zgłaszają swoje propozycje zgodnie ze specyfikacją, następnie odbywa się publiczne otwarcie ofert. Inwestor informuje wówczas, że na dany cel przeznacza określoną kwotę, a następnie odczytuje jakie firmy zgłosiły swoje oferty i jaka jest ich wartość. Przez następne kilka dni sprawdza się czy firmy przystępujące do przetargu spełniły wszystkie warunki, dostarczyły niezbędne dokumenty. Niezależnie od oferty bowiem, firmy przedkładają na przykład dokumenty rejestrowe, zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i ZUSu. Czasem wymagane są także zaświadczenia o niekaralności właścicieli firmy.

 

Po publicznym otwarciu ofert każdy ma prawo wglądu do ofert konkurencyjnych. I tu właśnie sprawdzana jest ich rzetelność, zgodność ze specyfikacją przetargową. Jeżeli konkurencja dopatrzy się błędów i oprotestuje wyniki przetargu, inwestor zwykle go unieważnia i ogłasza ponowny. A ponieważ oferenci przejrzeli wcześniej propozycje konkurencyjne – zwykle – ku uciesze inwestora - wartość ich ponownych ofert maleje.

 

 

Inną kwestią są przetargi na całość robót. Wygodne dla inwestorów – bo nie muszą ogłaszać kilku odrębnych przetargów. Na prace budowlane, instalacyjne, projektowanie terenów zielonych na zewnątrz, a także wyposażenie kuchni może być ogłoszony jeden przetarg. Wyposażenie kuchni stanowi zwykle kilka procent wartości inwestycji.

 

Zwykle taki przetarg wygrywa firma budowlana i to ona negocjuje z mniejszymi firmami – na przykład dystrybutorami sprzętu – jak Agus warunki wyposażenia zaplecza kuchennego. To co wygodne, nie jest oczywiście najtańszym rozwiązaniem dla inwestorów. Koszty podawane przez mniejsze firmy zwiększają się o marżę tej, która wygrała przetarg.